Gość zagraniczny - podstawowe informacje

Zasady przyjmowania gości z zagranicy reguluje szczegółowo rozdział 2 zarządzenia nr Z.96.2021.2022 z dnia 28.02.2022 ws. Zasad obsługi administracyjnej współpracy międzynarodowej PBŚ.

Obowiązkiem każdego kierownika jednostki organizacyjnej wydziału (tj. instytutu, katedry) jest zgłoszenie przyjazdu gościa zagranicznego w Dziale Współpracy Międzynarodowej.

Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje prorektor ds. nauki i ewaluacji.

Pracownik zainteresowany przyjęciem gości składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej wniosek o przyjęcie cudzoziemca.

Kalkulacja kosztów pobytu gości zagranicznych:

* Podróż – zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. W uzasadnionych przypadkach koszty podróży mogą zostać pokryte z funduszy Politechniki pod warunkiem posiadania środków w budżecie kosztów lub z funduszy otrzymanych na podstawie umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa, jeżeli umowa na to zezwala.
* Zwrot kosztów podróży – jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Politechnikę Bydgoską im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich. Podróże na terenie kraju, np. udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach mogą być finansowane, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce. W takim przypadku do rozliczenie pobytu należy przedłożyć bilet, rachunek za podróż lub fakturę wystawioną na Politechnikę Bydgoską im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich.
* Koszt pobytu – wysokość stawki ustala dysponent środków za zgodą kierownika jednostki uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty. Wysokość stawki musi zostać zaakceptowana przez prorektora ds. nauki i ewaluacji. Jeżeli gość otrzymuje dzienne utrzymanie, np. w czasie konferencji, to przysługuje mu kieszonkowe w wysokości do 25% stawki dziennej. Jeżeli przyjazd następuje w wyniku wykonania przez Politechnikę Bydgoską umowy zawartej z zewnętrzną jednostką finansującą przyjazd gościa wysokość diet może wynikać z wysokości przyznanych środków, o ile umowa zezwala na wypłatę diet. Wysokość stawki diety gościa przyjeżdżającego z inicjatywy Rektora ustala Rektor uwzględniając rangę gościa oraz cel jego wizyty.
* Diety/kieszonkowe – wypłacane są w PLN w formie:
– należności do rozliczenia pobranej osobiście przez gościa zagranicznego,
– należności do rozliczenia pobranej przez opiekuna gościa zagranicznego; opiekun wypłaca należność, a gość kwituje odbiór podpisem,
– przelewu na rachunek bankowy gościa zagranicznego; zwrot kosztów noclegów jest możliwy po przedstawieniu faktury wystawionej na Politechnikę Bydgoską im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich.

W czasie wizyty opiekun gościa wręcza gościowi pisemną informację w języku angielskim o tym, że PBŚ jest administratorem jego danych osobowych – Information clause.

Wszelkich informacji udziela Dział Współpracy Międzynarodowej.